Segurança: 3 processos fundamentais

3 processos fundamentais relacionados com a segurança dos dados pessoais. Parece óbvio... e, no entanto, muito poucos profissionais do transporte de pessoas estão conscientes disso: é importante estabelecer processos precisos relativamente aos dados pessoais dos seus clientes e passageiros transportados.

Os dados da sua empresa de VTC

Enquanto profissional do transporte de passageiros, existe um bem pelo menos tão precioso como o seu veículo: os seus dados!

Por dados, entendemos aqui a informação de :

• a sua empresa: ficheiros de clientes, planeamento, vendas, motoristas, veículos,...
• os seus clientes
• os passageiros que transporta

O armazenamento dos dados pessoais dos seus clientes

Na realidade, para exercer a sua atividade, detém muitas informações pessoais dos passageiros que transporta, especialmente quando pretende fornecer um serviço personalizado para o passageiro do automóvel e não apenas para o levar do ponto A ao ponto B:

• números de telefone,
• correio eletrónico,
• endereço pessoal,
• por vezes, dados pessoais que o motorista precisa de saber para lhe prestar um serviço especial durante o transporte,
• viagens pessoais,
• viagens de negócios.

Sim, os movimentos das pessoas fazem parte dos seus dados pessoais!

A interceção de informações sobre um transporte VTC efectuado para uma pessoa pode ser prejudicial para os interesses dessa pessoa.
No caso de uma VTC encomendada para um transporte profissional, é para o cliente ou para o empregador do passageiro transportado que ela pode ser prejudicial.

Utiliza um software de gestão para a sua atividade

Quando decidiu equipar-se com um software de gestão, assinou um contrato com o editor do software. As condições de armazenamento dos dados dos seus clientes são indicadas nas condições gerais de venda e utilização do software.

No WAY-Plan, como é garantida a segurança do armazenamento dos seus dados?

A segurança dos dados em 3 pontos no WAY-Plan:

1. Protocolo SSL para garantir a confidencialidade, a autenticação e a integridade dos dados. Por outras palavras, o mesmo protocolo é utilizado quando se faz uma encomenda através de um pagamento em linha
2. Encriptação de palavras-passe e possibilidade de desativar o acesso dos colaboradores
3. Cópia de segurança a cada hora num servidor remoto

Além disso, pode exportar todas as suas bases de dados em formato Excel em qualquer altura para as guardar em suportes externos ao software.

Enquanto editor de software para o transporte de pessoas, sabemos o impacto que pode ter uma interrupção da ligação ao seu software de gestão. É por isso que criámos um procedimento de duplo backup para continuar a sua atividade de transporte, para chegar aos seus clientes, em caso de falha técnica de um servidor ou outro.

• Envio automático por correio eletrónico do seu horário diário de 4 em 4 horas
• Sincronização de bases de dados num servidor remoto, permitindo-lhe continuar a trabalhar em caso de falha no servidor principal

Se utiliza software livre

Se a utilização de software livre é tentadora para um empresário de VTC que está a começar, deve colocar a si próprio a questão da sua responsabilidade.

Quando os seus clientes lhe confiam os seus dados pessoais, a sua empresa de VTC garante a proteção dos mesmos e a sua não divulgação a terceiros.

Quando é grátis, o produto é você!

Esta frase, agora bem conhecida, ilustra o fenómeno das aplicações "gratuitas" que surgiram há mais de uma década. Estas aplicações são práticas, divertidas e não é preciso pagar 1 euro para as utilizar.

Se utiliza software gratuito (Google Calendar, Gmail, Exchange, ...), certifique-se de que os seus dados estão armazenados: quem tem acesso a eles? E as cópias de segurança?

Em resumo: os 3 processos de segurança essenciais para a sua empresa

Certifique-se de que :

1. Proteger o armazenamento dos dados comerciais da sua empresaPor exemplo, a base de dados de clientes, as facturas emitidas, as listas de reservas de transporte confirmadas e os orçamentos que aguardam confirmação, etc. Certifique-se de que estes dados são armazenados num suporte seguro, com uma palavra-passe encriptada, renovada regularmente.
2. Criar uma cópia de segurança regular: armazenar num disco rígido externo, por exemplo, mesmo que os dados estejam online.
3. Certifique-se de que dispõe de um procedimento de cópia de segurança para continuar a sua atividade de transporte, para chegar aos seus clientes, em caso de falha técnica do seu sistema operativo.

Proteger-se e escolher uma forma segura e em conformidade com o RGPD** de armazenar os seus dados.

Para uma empresa de VTC, proteger ao máximo os seus dados é também uma passo em direção a uma abordagem sustentável e responsável. É também um argumento comercial que mostra a sua vontade de pôr em prática procedimentos estáveis para proteger os seus clientes.

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* VTC: veículo com motorista

** RGPD: Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados. No que diz respeito aos utilizadores do software WAY-Plan, eis o documento a descarregar: Respeito do RGPD em WAYNIUM. Pode também contactar o seu consultor em +33 6 52 61 75 02 para qualquer informação adicional.